Pada kesempatan hari ini saya akan membagikan pengalaman saya dalam membantu memperbaiki usaha keluarga saya yang sudah bertahan selama puluhan tahun. Saya tidak berkata bahwa saya paling berpengaruh dalam pekerjaan ini ada banyak orang yang membantu pekerjaan ini. Tetapi ini yang saya lakukan dalam menghadapi tantangan yang ada.
Semua yang saya tulis merupakan pengalaman pribadi saya, saya tidak berkata bahwa solusi yang saya lakukan akan cocok untuk digunakan untuk semua orang tetapi saya selalu percaya siapa tahu ada orang dibagian sisi tertentu didunia ini yang sedang membutuhkan informasi ini.
Prolog
Usaha keluarga saya bergerak dibidang distribusi, selama bertahun tahun usaha ini pernah mengalami beberapa titik dimana posisinya akan bangkrut, dan kondisi ini terjadi beberapa kali tidak hanya sekali. Pada saat itu saya masih berumur sembilan tahun saya belum mengerti situasi apa yang terjadi dan bagaimana solusinya. Setelah lulus kuliah saya memiliki keinginan untuk paling tidak memberikan fundamental yang lebih kokoh untuk usaha keluarga saya.
Masalah yang ada di usaha keluarga saya masih belum terpetakan dengan baik, usaha ini sudah mengalami masa akan bangkrut sebanyak dua kali atau lebih, ditambah lagi usaha ini dinilai tidak bisa berkompetisi dengan berbagai kompetitor yang ada, sangat sering aku mendengar dari karyawan sediri yang bilang ” keren banget ya masih bisa bertahan sampai sekarang”. Semakin hari semakin banyak brand yang membuka gudang baru dan melakukan penetrasi langsung ke berbagai toko. Secara apapun semua orang akan kalah jika kita berhadapan secara langsung dengan sebuah perusahan yang memiliki capital yang jauh lebih besar dibandingkan kita.
Exploration
Langkah pertama yang saya adalah dengan menjalani saja semuanya, saya ikut dalam pengiriman ke berbagai toko yang menjadi langganan, saya ikut dalam menerima pengiriman prodak ditoko, saya ikut dalam bersentuhan langsung dengan pelanggan, saya melakukan pembayaran tagihan, saya melakukan hampir semua hal yang ada didalam bisnis keluarga saya. Terdengar membosankan? Untuk bisa memperbaiki, kita harus tau apa yang perlu diperbaiki.
Setelah beberapa bulan saya melakukan pengamatan, ada beberapa hal yang saya rasa perlu dilakukan perbaikan jika ingin usaha ini bertahan lebih lama. pertama di usaha kami tidak melakukan pembukuan, kedua tidak ada SOP yang jelas dari pengiriman, dan ketiga tidak dilakukan management piutang.
Permasalahan
Hal pertama yang saya sadari adalah usaha kami tidak melakukan pembukuan dengan baik. Setiap transaksi hanya dicatat dalam buku dan jika buku itu hilang maka catatan hutang dari beberapa pelanggan akan menghilang. Hal ini sangat merepotkan karena jika ada satu catatan transaksi hilang akan sulit mencarinya.
Masalah selanjutnya yang saya sadari ada dalam usaha kami adalah. Tidak adanya SOP yang jelas bagaimana pengiriman barang menggunakan armada darat. Setelah mengikuti pengiriman langsung, saya menyadari bahwa waktu pengiriman yang dilakukan terlampau siang sehingga banyak pelanggan yang sudah tutup ketika kami sampai kesana, hal ini mengakibatkan prodak tidak bisa dikirimkan.
Masalah terakhir adalah yang paling penting adalah tidak diadakannya management piutang. Jantung dari sebuah perusahaan yang bekerja dibidang distribusi adalah piutang. Usaha kami melakukan kesalahan besar dengan secara sembarangan memberikan piutang tanpa melakukan kontrol.
Solusi
Menyusun laporan keuangan
Hal pertama yang terlintas dipikiran saya adalah melakukan pencatatan secara digital, saya ingin saya masih bisa mengakses transaksi hari ini pada dua tahun kedepan. Untuk bisa menyelesaikan permasalahan ini saya fokus pada sumber daya yang ada. Kebetulan ditempat kami sudah terdapat admin tetapi masalahnya dia tidak terbiasa dengan pencatatan secara digital.
Saya melakukan pelatihan selama enam bulan sampai bisa melakukan pencatatan secara mandiri. Saya menemukan kasus yang sangat unik dimana admin kami pada dasarnya sudah terbiasa untuk mengetik, tetapi jika saya suruh untuk mengetik menggunakan keyboard dia tidak bisa. Semua upaya sudah saya lakukan hingga pada akhirnya solusinya cuma satu, gajinya dinaikkan. Cuma itu saja solusinya, terkadang ada beberapa orang yang merasa memiliki tanggung jawab lebih jika diberikan uang yang lebih. Maka kenali rekan kerja anda. Dan pelajari bagaimana cara memaksimalkan potensi yang mereka miliki.
Meningkatkan efisiensi distribusi
Solusi untuk permasalahan pengiriman, saya memutuskan untuk memotong waktu loading barang sebanyak satu jam. Dikarenakan faktur yang sebelumnya tulis tangan membutuhkan waktu satu hingga satu setengah jam untuk dibuat. Karena sekarang sudah digital maka hanya membutuhkan waktu dua puluh menit saja.
Saya rasa perubahan ini memberikan efek domino yang baik untuk banyak orang, yang awalnya pengiriman hanya tiga atau empat kali dalam seminggu. Sekarang setiap hari kami bisa melakukan pengiriman. Selain itu driver juga bisa pulang lebih cepat yang awalnya selesai pada pukul lima sore setelah perubahan ini menjadi pukul tiga sore sudah selesai.
Pengelolaan piutang
Masalah terakhir adalah management piutang, sejujurnya hingga saat ini saya belum bisa menyelesaikan permasalahan ini hingga tuntas. Yang bisa saya lakukan adalah memberikan rekomendasi pelanggan mana saja yang perlu diberikan perhatian lebih dikarenakan ketidakmampuan mereka dalam membayar hutang.
Sebenarnya namanya pengusaha pasti akan berhati-hati dalam memberikan pinjaman ke orang, tetapi terkadang pengusaha melupakan kemampuan orang untuk membayar hutang. Setelah saya amati ada dua tipe customers yang berhutang.
- Pertama: Customers yang berhutang dan secara kapital bisa membayar hutangnya
- Kedua: Costumers yang berhutang dan secara kapital tidak bisa membayar hutang dia
Customer pertama cirikhasnya adalah dia selalu menjaga rasio hutang dia diangka tertentu. Misalnya ada seseorang berhutang ke kita dengan nominal lima juta rupiah. Maka ketika transaksi selanjutnya dia mungkin akan menambah hutangnya bisa saja menjadi lima juta tiga ratus ribu rupiah tetapi saat transaksi selanjutnya dia akan membayar hutangnya menjadi lima juta rupiah.
Customer kedua memiliki cirikhas untuk selalu menambah rasio hutang yang dia miliki. Saya meminta siapapun untuk berhati hati dengan manusia jenis ini. Terkadang mereka memiliki kemampuan pendekatan secara personal yang sangat baik, sehingga kita merasa bisa meningkatkan rasio hutang yang dia miliki.
Hal yang terbaik untuk menyelesaikan permasalahan management hutang piutang adalah dengan melakukan credit scoring. Menurut saya hutang yang sehat rumusnya sangat sederhana, jika ada seseorang melakukan transaksi pada hari itu. maka jumlah hutang maksimal yang dia miliki adalah dua kali transaksi pada hari itu.
Epilog
Saya sangat yakin kebanyakan orang akan sangat malas melakukan pembukuan, pekerjaan ini membutuhkan banyak waktu dan hasilnya tidak bisa dilihat dalam jangka waktu yang relatif pendek. Hal berbeda ditunjukkan misalnya dengan kita melakukan program diskon diprodak anda bisa melihat hasilnya dalam jangka waktu beberapa minggu.
Ketika anda ingin mengambil keputusan akan sangat baik jika anda mengetahui bagaimana posisi usaha anda. Apakah dalam kondisi yang sehat untuk memberikan tambahan hutang? Apakah usaha anda masih bisa mempertahankan struktur gaji yang sudah ada? Semua pertanyaan ini bisa dijawab dengan baik jika anda memiliki data yang dibutuhkan. Lakukan analisa sederhana menggunakan EDA pahami kenapa penjualan turun kenapa penjualan naik, cari variable yang mempengaruhi dan perbaiki.
Sekian pembahasan saya. Sangat banyak yang ingin saya bagikan tetapi mengingat ini adalah sebuah artikel ringan saya rasa tidak baik untuk membuatnya terlampau panjang. Semoga tulisan ini bisa sedikit memberikan tambahan informasi untuk anda.
Baca juga: Bagaimana cara memperbaiki bisnis yang sudah usang